Excel插入PDF的6种方法、适配多场景（含跨版本/跨系统操作）

一、作为对象插入（通用基础方法）

适用场景

操作步骤

1. 打开插入功能：
   • Windows 系统：点击顶部菜单栏「插入」→ 找到「文本」组中的「对象」按钮；
   • macOS 系统：点击「插入」→ 下拉菜单选择「对象」。
2. 配置插入参数：

   在弹出的「对象」窗口中，选择「由文件创建」选项卡，点击「浏览」找到目标 PDF 文件；

   （可选）勾选「显示为图标」，避免 PDF 首页直接嵌入占用大量表格空间。

3. 调整显示效果：

   插入后，可拖动图标边缘调整大小，右键「设置对象格式」可修改图标位置、颜色等样式。

关键参数跨系统对比

典型问题与解决

• Excel 2010：插入后双击图标用记事本打开（而非 PDF 阅读器），需在「控制面板→默认程序」中，将 PDF 文件默认打开方式设为 Adobe Acrobat 或 Edge。
• macOS 版 Excel：勾选「链接到文件」后，若移动 Excel 文件到其他路径，会因路径失效导致 PDF 无法打开，建议取消「链接到文件」或使用相对路径。

二、超链接跳转（轻量级引用）

适用场景

操作步骤

1. 选中目标位置：单击需要添加超链接的单元格（或文本），如单元格 A1 输入 “查看产品手册”。
2. 插入超链接：
   • 右键选择「超链接」；或使用快捷键（Windows：Ctrl+K，macOS：Command+K）。
3. 配置链接路径：

   在「链接到」列表中选择「现有文件或网页」，点击「浏览文件」找到目标 PDF，确认后点击「确定」。

进阶技巧

• 动态相对路径：若 Excel 与 PDF 文件保存在同一文件夹，可手动输入相对路径（如 “../Documents/report.pdf”），避免移动文件夹后链接失效。
• 批量添加超链接：若需为多个单元格添加超链接（如按文件名匹配），可结合 VLOOKUP 函数匹配 PDF 路径，再通过公式生成超链接（=HYPERLINK (B1,A1)，其中 B1 为 PDF 路径，A1 为显示文本）。

数据验证方法

三、Power Query 嵌入（数据关联型）

适用场景

操作步骤（Excel 2016 及以上内置 Power Query）

1. 启动数据导入：点击顶部菜单栏「数据」→「获取数据」→「从文件」→「从 PDF」。
2. 选择 PDF 内容：在弹出的「导航器」窗口中，左侧列表显示 PDF 的所有页面，勾选包含表格的页面（预览窗可查看表格结构），点击「加载」。
3. 数据处理与刷新：

   数据会自动导入新工作表，若源 PDF 数据更新，右键点击数据区域→「刷新」，即可同步最新数据。

版本差异对比

实际案例

四、vba 代码插入（自动化场景）

适用场景

基础代码示例（批量插入 PDF 图标）

Sub InsertPDF_Batch()
    Dim pdfPath As String 'PDF文件路径
    Dim savePath As String 'Excel保存路径
    Dim ws As Worksheet '工作表对象
    
    '设置路径（需根据实际情况修改）
    pdfPath = "C:\Users\Documents\PDF文件夹\" '存放PDF的文件夹
    savePath = "C:\Users\Documents\批量报表.xlsx"
    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("PDF附件") '目标工作表
    
    '遍历文件夹中的PDF文件
    pdfPath = pdfPath & "*.pdf" '筛选PDF格式文件
    pdfPath = Dir(pdfPath) '获取第一个PDF文件名
    
    Dim rowNum As Integer
    rowNum = 2 '从第2行开始插入（第1行为标题）
    
    Do While pdfPath <> ""
        '插入PDF图标（位置：A列，大小：50*50）
        ws.OLEObjects.Add _
            ClassName:="Shell.Explorer", _
            Link:=False, _
            DisplayAsIcon:=True, _
            IconFileName:="C:\Windows\System32\shell32.dll", '系统图标库
            IconIndex:=1, '图标编号（可修改为其他编号换图标）
            IconLabel:=pdfPath, '图标显示名称（PDF文件名）
            Left:=ws.Cells(rowNum, 1).Left, '左对齐A列
            Top:=ws.Cells(rowNum, 1).Top, '上对齐当前行
            Width:=50, '图标宽度
            Height:=50 '图标高度
        
        '在B列填写PDF文件名
        ws.Cells(rowNum, 2).Value = pdfPath
        
        '行数+1，准备插入下一个PDF
        rowNum = rowNum + 3 '空2行避免图标重叠
        pdfPath = Dir '获取下一个PDF文件名
    Loop
    
    '保存Excel文件
    ThisWorkbook.SaveAs savePath
    MsgBox "批量插入完成！共插入" & (rowNum - 2) / 3 & "个PDF"
End Sub

替代方案与安全提示

• 调用 Adobe Reader 打开 PDF：若需点击图标直接用 Adobe 打开，可替换代码中的插入逻辑为 Shell 命令：

  Shell "C:\Program Files\Adobe\Acrobat DC\Acrobat\Acrobat.exe " & pdfPath, vbNormalFocus

• 安全提示：
  1. 启用宏前必须确认 PDF 文件来源可信，避免恶意代码注入；
  2. 企业环境建议在「信任中心」设置宏安全级别为 “仅信任已签署的宏”，禁用自动执行宏。

五、OneDrive/SharePoint 集成（云端协作）

适用场景

操作步骤

1. 上传 PDF 到云端：
   • 登录 OneDrive/SharePoint 账号，在目标文件夹中上传需要嵌入的 PDF；
   • 右键 PDF 文件→「获取链接」，设置权限（如 “组织内可查看”“任何人可编辑”），复制生成的云端链接。
2. 在 Excel 中嵌入云端 PDF：
   • 打开 Excel（需为 Excel Online 或 Microsoft 365 桌面版），点击「插入」→「获取加载项」，在应用商店搜索 “Office PDF Viewer” 并安装；
   • 安装完成后，点击「插入」→「Office PDF Viewer」，在弹出窗口粘贴 PDF 的云端链接，点击「确定」；
   • 拖动嵌入窗口边缘调整大小，完成后保存 Excel（需保存到 OneDrive/SharePoint，确保协作成员可访问）。

权限管理对照表

兼容性说明

• 仅支持 Excel Online（网页版）和 Microsoft 365 桌面版，Excel 2019 及以下版本无 “Office PDF Viewer” 加载项；
• 国内版 WPS 暂不支持 OneDrive/SharePoint 集成，需使用微软 Excel。

六、第三方插件方案（功能扩展）

适用场景

主流插件对比

安装与卸载建议

• 安装：优先从 Microsoft Store 或插件官方网站下载，避免第三方平台的破解版（可能含病毒）；
• 卸载：通过「Excel 选项→加载项→管理：COM 加载项→转到」，取消勾选插件并删除；或在系统「控制面板→程序和功能」中卸载插件主程序。

操作决策树：快速匹配最佳方法

1. 需求：仅需快速跳转，不占表格空间 → 超链接跳转
2. 需求：提取 PDF 表格数据到 Excel → Power Query 嵌入（Excel 2016+/365）
3. 需求：批量插入或自定义交互 → VBA 代码插入
4. 需求：团队云端协作，实时更新 → OneDrive/SharePoint 集成
5. 需求：专业功能（OCR 识别、PDF 编辑） → 第三方插件（Kutools/Adobe Acrobat）
6. 需求：通用基础嵌入，适配所有版本 → 作为对象插入

最终建议

• 个人用户：日常简单嵌入优先选 “作为对象插入” 或 “超链接”，操作简单且无版本限制；
• 企业用户：协作场景用 “OneDrive/SharePoint 集成”，数据处理场景用 “Power Query”，批量操作用 “VBA”，兼顾效率与安全性；
• 专业场景：法务、财务等需精准处理 PDF 的场景，建议投资 Adobe Acrobat 或 Kutools，减少格式错乱和数据错误风险。